退職時の取引先へのお礼状とメールの文章と送るタイミングを解説

会社を退職する時には、手続きやしなければいけないこともたくさん。
その一つに、お世話になった取引先にお礼の気持ちを伝えることもあります。
お世話になった人たちに最後に送る文章は印象の良いものにしたいものですよね。
しかし、お礼を伝えるにはお礼状とお礼メール、どちらがいいのでしょうか？
またお礼状やメールはいつ送ったらいいのか？送るタイミングも重要です。
こちらでは、退職時に取引先へお礼の気持ちを伝える「お礼メール」や「お礼状」の送り方と注意点を解説していきます。

退職時の取引先へはお礼状とお礼メールどっちがいい？送るタイミングはいつ？

最近、ビジネスパーソンの間では退職の挨拶メールはかなり一般的となっています。
ただしお世話になった取引先には、可能な限り口頭で報告することがベストです。

その上で、お礼状を送るのは特にお世話になった取引先に、お礼メールはその他の取引先に送るようにしましょう。

お礼状の便箋は縦書きのものを選び、淡い花柄や無地などの落ち着いた印象の便箋にしてください。

また、お礼状やお礼メールを送るタイミングですが、退職日の2〜3週間前には送るようにしたいものです。
特に後任者への引き継ぎが発生する時は、早めに退職の旨を伝えるのが大事になってきます。

なぜかというと、退職まであまり時間がないタイミングでは、取引先に対して最後まで仕事を全うしない人と認識されてしまう可能性があるからです。
事前にお知らせしておくことで相手方も余裕をもって対応することが出来ますし、不安材料や問題などがあれば解決する時間も取ることができます。

メールを送るうえで、気をつけなければならない注意点が一つ。
目上の方に対してメールで挨拶をする場合、それを失礼に感じる人もいらっしゃいます。
自身と相手の関係性を見ながらメールにするのか、手紙やハガキを送るのか見極める必要があります。

退職報告を取引先に送るお礼状の書き方とポイント

退職報告を兼ねたお礼状は、以下のポイントを意識して書くようにしましょう。

まず、退職日がいつなのかしっかり明記しましょう。
退職日が曖昧だと、「いつの間にかに退職していた」と取引先に悪い印象を与えてしまいます。

次に退職理由です。
退職理由は、結婚や出産を除き「一身上の都合により」としましょう。

また、後任者が決まっているのであれば、必ずそのこともお礼状に書くようにしてください。

全体の構成として押さえる点はこの通りです。

退職時のお礼状の書き方まとめ

１、時候の挨拶
季節にあった時候の挨拶を述べましょう

2.退職日・概略を伝える
手紙のマナーでは、自分のことを冒頭に書き出すのは避けるようにします。
「さて　私ことではございますが」「さて　私儀」等と記してから書き始めます。
退職についての概略は、日付や理由、勤続年数などを伝えます。

3.感謝の気持ち
ここが退職のお礼状としては一番の要となります。
まずは基本のお礼の言葉の後には、相手方とあなたとの具体的な事例を挙げて
感謝を伝えると良いですよ。

４.今後の展望
こちらはあってもなくても構いません。
次の仕事が決まっている場合は、その抱負を述べても良いでしょう。
ただし、退職後の連絡先を書くのはやめましょう。
その後のビジネスに発展してしまった場合、今いる会社に顧客情報を利用していると
誤解を与えてしまうことがあります。
もしどうしても書きたい場合は上司に相談するようにしましょう。

５、後任の案内
引き継ぎはきちんと行い、お礼状でも後任者を紹介しておくことが重要です。
あなたが退職する会社と取引先が、今後もスムーズに取引するためにも大事な案内となりますので必ずお礼状には記載するようにしましょう。

4.締めの挨拶・結びの敬具
締めの挨拶は、「最後になりましたが」から始まり、取引先の健勝などを願う言葉を述べます。
最後に、頭語が「拝啓」から始まっているため、結びの結語「敬具」で締めくくりましょう。

5.現在の連絡先
問い合わせや連絡が取りやすいように、現在の会社の住所や連絡先を書き示します。

【お礼状の文例テンプレートはこちらをクリック】

退職のお礼状を封筒に入れる向きにも決まりがあります。
封筒と便箋の形ごとで入れる向きがあるので、ここで確認してから封入してください。
【　手紙の折り方と封筒の入れ方　】

封入が終わったら、切手も正しい位置に貼って投函しましょう！
【　封筒へ切手を貼る正しい場所とは？　】